EFFIDEO vous apporte tout son savoir-faire pour mettre en œuvre un environnement évolutif afin de faciliter la communication au sein de votre entreprise

Nous vous proposons de gérer dans votre environnement informatique l’évolution fonctionnelle de vos applications collaboratives et la reprise des données, de façon à permettre une continuité dans la mise à disposition des outils et informations de vos collaborateurs.

Objectifs des solutions collaboratives

Les solutions collaboratives ont pour double objectif :
• la collaboration : Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) et espaces collaboratifs ;
• la gestion unifiée des contenus d’entreprise : ECM (Enterprise Content Management System) et GED.

RSE et espaces collaboratifs

Le concept de Réseau Social d’Entreprise est une extension de l’intranet souvent très statique de l’entreprise à des fonctions collaboratives, parmi lesquelles : annuaires, flux d’activité, constitution de groupes et mise en relation, FAQ, agendas partagés, base documentaire, messagerie instantanée, tweet, blogs, wikis, forums….

L’intérêt de ces espaces collaboratifs pour leur entreprise sont multiples :
• En interne, ils constituent un formidable outil RH, en rendant les salariés acteurs de leur identité sur le réseau, en leur donnant des signes de reconnaissance (appréciations des autres utilisateurs), en favorisant le travail en commun ; ils permettent également de canaliser l’activité sociale internet des individus sur des préoccupations utiles à l’entreprise ;
• Ils permettent une véritable capitalisation des connaissances, et leur partage au plus grand nombre ;
• Lorsqu’ils sont ouverts à une cible externe (clients, partenaires…), ils permettent à l’entreprise de mieux connaitre ces acteurs externes, de répondre davantage à leurs préoccupations, de tisser ainsi avec eux un lien plus étroit dans une communauté, et donc de renforcer la force et la présence de la marque.

Projets de RSE

Les projets de mise en place de RSE demandent une démarche particulière :
• Un fort accompagnement au changement est nécessaire, tant auprès des utilisateurs qui doivent être en confiance dans l’utilisation de ce nouvel outil qui peut être vu comme un moyen de surveillance, que des commanditaires, qu’il faut habituer à la liberté de ton que ces solutions engendrent ;
• Il faut intégrer l’outil retenu au système d’information de l’entreprise (annuaire, portail, intranet, GED…) ce qui demande un savoir faire en termes d’intégration applicative ; il faut également étudier l’utilisation éventuelle de l’outil sur terminaux mobiles.

Gestion des contenus d’entreprise : ECM et GED

La notion d’ECM fédère les fonctionnalités offertes par les outils de gestion de contenus (CMS), la gestion documentaire (GED) ainsi les portails d’accès unique aux systèmes d’information de l’entreprise.

On constate en effet chaque jour la nécessité de pouvoir accéder de façon simultanée à des données structurées (par exemple : extraites de bases de données, de fichiers formatés), à des informations non structurées présentes au sein de documents (word, excel, pdf…) ou de documents scannés, ou bien encore à des contenus ou services disponibles par le biais d’applications du système d’information de votre entreprise ou externe à votre entreprise.
On peut également mettre en œuvre ce type de solution pour répondre aux obligations règlementaires, afin de pouvoir tracer et justifier le cycle de vie de vos informations, ainsi qu’à la nécessité de capitalisation et de partage de vos connaissances.

C’est pour traiter ces différentes problématiques que les outils d’ECM ont vu le jour. Les projets d’ECM, comme ceux de RSE, passent par des étapes particulières :
• Cartographie des données et services : sources des informations, pertinence, formats, fréquences d’actualisation, droits d’accès…
• Intégration des informations au portail : connecteurs, transformations, scan de documents papier…
• Gestion du stockage de l’information
• Conduite du changement des utilisateurs

Les solutions

EFFIDEO a développé un réel savoir-faire poussé en matière de gestion de documentations et informations sur plusieurs solutions collaboratives, standards du marché.

Au travers cette expérience significative acquise, notre intégration s’appuie sur les principes et besoins suivants :
• Collecte des Documents générés par les ERP : Éditions Comptables et Financières, Commandes, Bon de Livraison … avec pour objectifs, la pérennité, la diffusion, la traçabilité, l’archivage des documents.
• Intégration des fonctionnalités GED aux outils bureautiques et messagerie, afin que les Bases Documentaires constituent pour les utilisateurs le mode de classement naturel de leurs documents. Objectifs : classer, partager, alléger la messagerie. Possibilité d’utilisation d’un outil Groupware pour la collaboration entre les services.
• Exploitation de la capacité des outils Workflow à intégrer les Données métiers, les Processus métiers, et les Documents. Les outils Workflow apportent des mécanismes de Collaboration et d’Intégration et évitent ainsi le développement de mécanismes complexes ou spécifiques entre les ERP et la GED.

Les consultants EFFIDEO sont par ailleurs à même d’intégrer à votre existant des composants tels que blogs, wikis, forums…